Cos'è e cosa fa un ufficio stampa?

L'ufficio stampa si occupa di quelle informazioni che devono essere veicolate all'esterno dell'organizzazione, ovvero è l'ufficio preposto all'attività di comunicazione ai mezzi di informazione di massa.
la funzione principale è quindi quella di selezionare, filtrare e veicolare le informazioni provenienti dall'ente/organizzazione verso gli organi di informazione. Infatti i suoi interlocutori naturali sono radio, tv, quotidiani ovvero quelli che vengono definiti mass media, che sono in grado di raggiungere target circoscritti e relativamente precisi di utenza, così come un target più generalizzato tra tutti i fruitori del mezzo usato.
Esistono diverse attività di cui si occupa l'ufficio stampa, come ad esempio: promuovere ed organizzare particolari eventi come le conferenze; organizzare la raccolta e l'archiviazione della documentazione inerente all'organizzazione, come le foto, le informazioni sui servizi/prodotti; deve svolgere un attività di rassegna stampa quotidiana, etc.

Gli strumenti usati dall'ufficio stampa

L'ufficio stampa utilizza solitamente 4 tipologie di strumenti:

• articoli: ha tre semplici regole a cui attenersi: essere accurati, essere brevi, essere chiari e concisi
• comunicati stampa: il testo deve essere elaborato in funzione del messaggio, evitando di inserire tutte le informazioni inutili. Già all'inizio del testo devono essere contenuti i dati fondamentali: chi, cosa, dove, quando, perché. I periodi devono essere brevi, il linguaggio chiaro ed essenziale, affinché possa essere pubblicato in caso di emergenza, anche così, senza rivisitazioni da parte del giornalista. E' importante ricordarsi poi di inserire sempre gli elementi di corredo: titolo, sommario ed eventuale didascalia se sono presenti foto. Quindi il testo deve essere chiaro, accurato, breve e tempestivo.
  Di solito questi comunicati sono rivolti ai giornalisti, in rari casi al capo-redattore.
  
• foto e immagini: Questi strumenti vengono utilizzati spesso come supporti visuali per le comunicazioni scritte e orali e servono sostanzialmente a stimolare l’immaginazione e a concentrare l’attenzione dell’osservatore. Dal momento che l’uso di tali mezzi non è per nulla dispendioso, è possibile servirsene con frequenza per mettere in risalto ciò che si vuole esprimere.
• conferenze stampa: la conferenza stampa è un evento che consiste nel dare agli organi d’informazione di massa un messaggio importante per l’organizzazione, con abbondanza di dati, piena competenza tecnica, possibilità di dibattito.
  
  
  

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